KI schreibt, ich entscheide

Dienstag, 07:40 Uhr. Bevor ich den Autoschlüssel in der Hand habe, liegt in Slack eine Zusammenfassung meines Tages. Im Outlook-Postfach warten Antwort-Entwürfe auf die Mails von gestern. Geschrieben hat beides eine KI (ich nenne sie Alfred), während ich, René, noch geschlafen habe. 🤖

Klingt nach ferner Zukunft. Ist aber real und wirft sofort eine zentrale Frage auf:
Was darf eine Maschine im Büro eines Hotels übernehmen, und was auf keinen Fall?

Das Wichtigste auf einen Blick: Lohnt sich das Abenteuer KI?

• Das Potenzial: Wer fleißig füttert, kriegt massig Schreib- und Sortierarbeit abgenommen. Manche in der KI-Community (oder im Podcast „How I AI“) lassen ihre digitalen Helfer inzwischen 70 bis 80 Prozent des Arbeitstags schmeißen 🎧 Ich bin seit Monaten tief im KI-Rabbit Hole unterwegs und habe das längst auf ein anderes Level gehoben: Mittlerweile laufen bei mir 9 Agenten und Routinen gleichzeitig, die mein Second Brain in Obsidian, Claude, GitHub und Slack nahtlos verknüpfen. Ein echter Cross-Project-Workflow, in dem garantiert nichts mehr verloren geht.
• Der Start ist schmerzhaft: Wer glaubt, das läuft ab Tag eins von allein, irrt gewaltig. Die ersten Wochen kosten erst einmal eins: Nerven (und direkt danach eine Menge an Token) 💸. Fast alles musste ich anfangs nachbessern.
• Das Prinzip: Wer am Anfang Schrott füttert (Shit in, shit out), kriegt Schrott zurück. 🗑️ Man muss bereit sein, auch mal alles zu verwerfen und von vorn anzufangen, bis das System den eigenen Takt versteht. Eine KI spart dir eben erst dann Arbeit, wenn sie deinen Vibe checkt. Bis dahin macht sie dir vor allem eins: extra Arbeit.

Warum beschäftigt mich das Thema?

Wer zwei Hotels betreut, verbringt einen wesentlichen Anteil seiner Zeit mit Lesen und Schreiben. Das Führen bleibt dabei streckenweise auf der Strecke. 🙃 Termine müssen koordiniert werden, Pricing & Distribution müssen besprochen werden, Rückfragen von Gästen, Abstimmungen mit dem Team … alles landet gleichzeitig im selben Postfach, oft innerhalb weniger Stunden.

Es gibt Tage, da fühlt es sich so an, als wäre ich nicht erreichbar. Ich will aber nicht weniger erreichbar sein, sondern Zeit für mein Team und mich haben! Zeit für Kreativität, Zeit, um Ideen & Strategien zu besprechen, mehr Zeit für Menschen und Entwicklung. Ich will so wenig Zeit wie möglich alleine am Schreibtisch verbringen und lieber mitten im Geschehen sein. Genau deshalb beschäftige ich mich schon länger mit Automatisierung und heute mit KI.

So arbeitet das System, bevor ich im Büro bin

Mein Setup läuft auf einem angemieteten Server; mein Rechner zu Hause oder auf der Arbeit ist dabei aus. Im Hintergrund rödeln die 9 Agenten Hand in Hand:

1. Er sammelt: Neue Informationen aus verschiedenen Kanälen (Posteingang, Slack, Microsoft Teams) werden vollautomatisch in eine zentrale Wissenssammlung übertragen: Zuständigkeiten, laufende Vorgänge, Termine. Diese Sammlung ist das Gedächtnis, das Second Brain (auf Basis von Obsidian und Git). 🧠 Ohne sie wüssten die Agenten am nächsten Morgen nichts mehr von den Gesprächen am Vortag oder den Projekten der Vorwoche.
2. Er schreibt vor: Auf liegengebliebenen Mails entstehen Antwort-Entwürfe. Letzte Woche lagen dort zum Beispiel sieben Stück bereit.Die wichtigste Regel des ganzen Aufbaus lautet: Es wird niemals eine Mail gesendet. 🚫 Senden mache ich. Immer.
3. Er fasst zusammen: In Slack liegt eine kurze Übersicht, mein Cockpit. Hier steht, was heute für mich ansteht, was bereits wartet und was vorbereitet werden muss. Der Tag startet mit einer Aufgabe, die ich schon länger vor mir herschiebe. Eat the frog! 🐸 Eine gängige Produktivitätsmethode, die ich fest eingebunden habe. Dann kommen Tasks je Team und Überfällige Aufgaben. Alles gut sortiert, häppchenweise, so mag ich es am liebsten.

Was kostet der ganze Spaß eigentlich? (Tacheles über Token & Server)

Wer eine Horde Agenten auf einen angemieteten Server loslässt und Modelle wie Claude & Gemini im Dauerfeuer über APIs anzapft, kriegt am Monatsende die Rechnung präsentiert. Und nein, das läuft nicht für fuffzig Cent im Monat.

• Die API-Kosten (Token): Wer seine Agenten täglich Mails wälzen, Slack-Zusammenfassungen schreiben und projektübergreifend querlesen lässt, verbraucht massig Token. Je nach Modell bist du da schnell im zweistelligen bis niedrigen dreistelligen Bereich pro Monat allein an API-Gebühren.
• Die Infrastruktur: Der Server, auf dem der Kram nachts rödelt, kostet natürlich ebenfalls laufend Miete.
• Die versteckte Währung (Zeit): Die eigentlichen Kosten am Anfang sind aber nicht Euro oder Dollar. Es ist die Zeit. Du zahlst in Testläufen, in verhunzten Entwürfen und in Nächten, in denen du dein Second Brain neu verdrahtest, weil ein Agent beschlossen hat, Projektdaten im Nirvana zu parken.

Die gute Nachricht: Wenn das System erst mal steht, so wie bei mir mit 9 Agenten im perfekten projektübergreifenden Workflow, holen sich die Kosten über eingespartes Chaos und gewonnene Fokuszeit zehnmal wieder rein 🚀 und über Selektierung verschiedener Modells (anspruchvolle Aufgaben = anspruchvolle Modelle, stupide Augaben = einfache Modellauswahl) liegen die Gesamtkosten pro Monat aktuell bei ~ 50 Euro (aber Frag nicht, was das Setup gekostet hat) 🙃

Das Learning

Der Teil, der den Unterschied macht, kommt danach. Das System vergleicht regelmäßig Antwort-Entwürfe mit den Änderungen, die ich noch übernommen habe. Es prüft die Dinge aus dem Cockpit mit dem, was ich im Alltag umgesetzt habe, und leitet daraus Routinen, Tonalität, meine Werte und Prioritäten für zukünftige Arbeiten ab – stark! Der Typ aus dem besagten Podcast macht es übrigens exakt genauso 🎯

Was Alfred nicht kann, und auch nie können soll

Das ist der wichtigste Abschnitt, deshalb ganz ehrlich:

• Er glaubt erst mal alles (und lügt sich die Welt schön): Einmal hat ein Entwurf einfach die Auskunft eines Dienstleisters übernommen. Ich habe nachgerechnet, und die Zahl konnte hinten und vorne nicht stimmen 📉. Alfred prüft, ob ein Satz gut klingt. Ob er stimmt? Das prüft er nur, wenn er einen extremen Anlass hat, dir (oder dem Dienstleister) zu misstrauen. Blindes Vertrauen ist eben sein zweiter Vorname 🙈
• Er schreibt wie ein glattgebügelter Roboter-Butler: In jener Woche waren die sieben Entwürfe zwar höflich, professionell und vollständig – aber nach mir klang absolut keiner. Alfred musste erst lernen, dass man auch mal Ecken und Kanten haben darf.
• Er drückt sich vor der Verantwortung: Soll ein Gast eine Kulanz bekommen? Kriegt ein Mitarbeiter mehr Gehalt? Solche Fragen wird Alfred nie entscheiden. Man kann sich von ihm beraten lassen (und das klappt gut), aber den Kopf hinhalten musst am Ende du 🧠✨
• Er ist ein genialer Egoist (futtert alles, was man ihm serviert): Ich habe monatelang Sprachnotizen, Unterlagen und halbgare Gedanken in das System gefüttert, bevor es lief. Alfred verarbeitet riesige Datenmengen in Rekordzeit, aber wenn du ihm Schrott fütterst, kriegst du eben auch Schrott zurück. Ohne deine Vorarbeit wird das nichts und das Thema Datenschutz, dass musst du von Anfang an ganz klar als harte Grenze definieren, sonst kann es übel werden.

Wann es sich lohnt und für wen nicht

• Es lohnt sich, wenn: Du einen Haufen wiederkehrender Schreibarbeit hast und bereit bist, jeden Entwurf erst einmal zu lesen, bevor er das Haus verlässt. Kontrolle ist gut, Korrektur ist hier Pflicht ✔️ Für einen Hoteldirektor liegt der Gewinn ohnehin nicht beim Mailschreiben: Das Postfach wird kleiner, aber die Entscheidungen bleiben Chefsache.
• Es lohnt sich nicht, wenn: Niemand die Zeit hat, die holprigen ersten Wochen durchzuhalten ⏳. Noch schlimmer: Wenn deine Abläufe nirgends aufgeschrieben sind. Denn wer keine Dokumentation hat, zwingt die KI zum Rätseln – und „KI-Ratespiele“ will wirklich niemand im Betrieb.

So fängst du an, ohne gleich dein Postfach (oder deinen Ruf) zu riskieren

• Such dir ein „Opfer“: Wähle eine Routineaufgabe, die jeden Tag anfällt und bei der ein schlechtes Ergebnis niemanden umbringt. Perfekt sind zum Beispiel Antwort-Entwürfe für unkritische Mails oder eine interne Tageszusammenfassung.
• Schreib ein Mini-Handbuch: Stell dir vor, du stellst einen neuen Mitarbeiter ein. Was muss er wissen? Wer ist wofür zuständig? Wie sprecht ihr Gäste an? Und vor allem: Was gehört nie in eine Mail? (Hinweis: Passwörter und Zugangsdaten haben in der KI-Prompt-Historie absolut nichts verloren 🔐).
• Schreib- und Sendeverbot: Strengstes Gesetz: Die KI darf gar nichts rausschicken. Keine Ausnahmen, auch nicht, wenn der Entwurf noch so genial aussieht. Die Automatisierung bleibt weg vom „Senden“-Button 🛑
• Der Lerneffekt: Vergleiche regelmäßig den Entwurf der KI mit dem, was du am Ende tatsächlich abgeschickt hast. Das ist die beste (und unauffälligste) Nachhilfe, die dich im Alltag keine Extrazeit kostet.

Die Frage, die bleibt

Welche Aufgabe in deinem Büro würdest du einer neuen Assistenz als erste übergeben, und warum hast du sie bis heute nicht abgegeben? 🤝
Du suchst den Austausch oder den Einstieg zur KI, melde dich gerne bei mir.

// Inspiriert durch Lenny’s Newsletter, „How I AI“